İş belgelerinin standart bir biçim dahilinde şirketler arasında iletilmesidir. Elektronik veri değişimi; satın alma siparişleri ya da faturalar gibi kağıt kullanımına dayalı belgelerin yerini alan standart bir elektronik biçim olduğunu söyleyebiliriz. Bu yönü sebebiyle elektronik ticaretle de alakalıdır. Elektronik veri değişimi (EDI); organizasyonlar arası bilgi paylaşma ve değişim yeteneğine sahip olan bir iletişim paketi kullanılarak, bir bilgisayar ve diğeri arasında elektronik olarak bilgi değişiminin yapıldığı bir sistemdir. Günümüzde sektörler, satın alma siparişlerinden faturalara, fiyat teklifi isteklerine, kredi başvurularına ve daha birçoğuna kadar bir dizi belge türünü paylaşmak için EDI entegrasyonunu kullanır. Bu kuruluşlar, çoğu durumda, tedarik zincirleri ve işletmeler arası (B2B) ağları kapsamında sıklıkla mal ve hizmet alışverişi gerçekleştiren ticari ortaklardır. Veri kalitesi için doğru yönetişim süreçlerine sahip olmak büyük önem taşır. Bilgiler eksik veya yanlış olduğunda EDI belgesi doğru şekilde işlenmeyebilir.
Genel olarak EDI’nin 2 temel türü vardır;
- Doğrudan bağlantı: İki bilgisayar ya da sistemlerin güvenli protokoller aracılığı ile, aracı olmadan internet üzerinden bağlanır.
- Katma değerli ağ: Veri aktarımı, genellikle bir posta kutusu paradigması kullanılarak bir üçüncü kişi ağı tarafından yönetilir.
EDI işlemleri, B2B süreçleri için oldukça önemlidir ve küçük – büyük işletmeler arasında belge ve işlem alışverişi yapmak için tercih edilen araç görevi görmeye devam eder. EDI teknolojisinin otomasyon ve B2B entegrasyonu aracılığıyla sağladığı beş temel iş avantajı vardır;
- Daha önce kağıt belgelerle yürütülen bir işlemi otomatikleştirerek, zamandan ve paradan tasarruf sağlar.
- Daha fazla sayıda iş belgesi, daha yüksek doğruluk oranı ile kısa sürede paylaşıp işlenir. Böylece verimliliği ve üretkenliği artırır.
- Bilgi ve verilerin, iş süreçlerine ya da uygulamalara girilmeden önce doğru bir şekilde biçimlendirildiğinden emin olunmasını sağlar. Böylece veri aktarımı hataları azaltılmış olur.
- Elektronik belgeler, veri toplamanın, görünürlüğün ve analizin desteklenmesi için çeşitli sistemlerle bütünleştirilebilir. Bu nedenle elektronik veri değişimi entegrasyonu, izlenebilirliği ve raporlamayı iyileştirir.
- İşlemlerin verimli bir biçimde yürütülmesinin yanı sıra ürünlerin ve hizmetlerin hızlı ve güvenilir bir biçimde sağlanmasına imkan tanır. Böylece elektronik veri değişimi otomasyonu; pozitif müşteri deneyimlerini destekler.
Büyük kuruluşlar için Elektronik veri değişimi, tutarlı bir şekilde avantaj elde etmek amacıyla ticari ortaklar arasında belirli standartların tesis edilmesine olanak sağlar. Daha küçük kuruluşlar için ise; büyük bütçelere ve güçlü etkiye sahip daha büyük firmalar ile daha fazla entegrasyon olanağı sunar.
Elektronik Veri Değişiminin Stratejik Faydaları
- Hızda artış ve hatalarda düşüş ile iş verimliliğinize katkılar sunar.
- Yeni pazarlar ve yabancı piyasalarda iş yapma kabiliyetini artırır.
- Operasyonun gerçek zamanlı olarak izlenmesini sağlar
- Ürün tasarımı ve üretiminde sağladığı imkanlarla teslim sürelerini kısaltır.
- Tedarik zincirleriniz arasında veri alışverişini otomatikleştirmek, kritik verilerin zamanında gönderilmesini ve gerçek zamanlı olarak izlenmesini sağlar.
- İşlem durumuna ilişkin gerçek zamanlı görünürlük elde edersiniz ve bu da veriye dayalı kararları daha hızlı almayı kolaylaştırır.
- Kağıt ve baskı kullanımını azaltacağı için sürdürülebilirlik açısından avantaj sağlarken, çevre duyarlılığınıza katkıda bulunur.
- Operasyonel verimlilikteki artış nedeniyle, enerji israfının da önüne geçer.
- İşletmelere arz odaklı iş modelinden talep odaklı modele geçme olanağı sağlar.